Modernland - Corporate Secretary Work Guidance

Corporate Governance

Corporate Secretary Work Guidance

PIAGAM SEKRETARIS PERUSAHAAN		CORPORATE SECRETARY CHARTER

PT Modernland Realty Tbk		PT Modernland Realty Tbk

Piagam Sekretaris Perusahaan merupakan pedoman kerja dan kode etik yang berlaku bagi Sekretaris Perusahaan PT Modernland Realty Tbk (“Perseroan”) dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Piagam Sekretaris Perusahaan disusun mengacu pada Visi, Misi dan Anggaran Dasar Perseroan serta ketentuan, peraturan dan perundang-undangan yang berlaku, khususnya Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 35/POJK.04/2014 (“POJK 35”) tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik dan Peraturan Bursa Efek Indonesia (BEI) No. I-A tentang fungsi Sekretaris Perusahaan dan Tujuan Strategis Perusahaan serta Kebijakan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik.		The Corporate Secretary Charter is a work guideline and code of conduct applicable to the Corporate Secretary of PT Modernland Realty Tbk (the "Company") in performing its duties and responsibilities. The Board of Commissioners Charter was prepared in accordance with the Vision, Mission and Articles of Association of the Company and the applicable laws, regulations and rules, in particular the Financial Services Authority (OJK) Regulation No. 35/POJK.04/2014 ("POJK 35") on the Corporate Secretary of Issuers or Public Companies and the Regulation of the Indonesia Stock Exchange (BEI) No. I-A on the Function of Corporate Secretary and the Company’s Strategic Objectives and Good Corporate Governance Policy.
Piagam Sekretaris Perusahaan mencakup pengaturan terkait Fungsi Sekretaris Perusahaan, Pengangkatan dan Pemberhentian Sekretaris Perusahaan, Persyaratan Kualifikasi, Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Perusahaan, Kewenangan Sekretaris Perusahaan, Risiko Reputasi, Kebijakan Komunikasi, Pengelolaan Rapat Para Pemegang Saham, Pengelolaan Rapat Dewan, Administrasi Saham dan Dokumen Korporasi, Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Perusahaan serta Anggaran.		The Corporate Secretary Charter includes stipulations concerning the Corporate Secretary Functions, Appointment and Dismissal, Qualifications, Duties and Responsibilities, Authority, Reputation Risk, Communication Policy, Management of Meetings of Shareholders, Management of Board Meetings, Corporate Stock and Document Administration, Corporate Secretary Report, as well as Budget.
Fungsi Sekretaris Perusahaan menjelaskan tugas Sekretaris Perusahaan untuk memastikan terselenggaranya komunikasi yang efektif antar organ Perseroan, antara Perseroan dengan Otoritas Jasa Keuangan dan Otoritas Pasar Modal, dengan Pemegang Saham serta pemangku kepentingan lainnya. Sekretaris Perusahaan juga harus memastikan kepatuhan Perseroan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku termasuk peraturan pasar modal. Sekretaris Perusahaan diangkat dan bertanggungjawab langsung kepada kepada Direktur Utama.		The Corporate Secretary’s Functions section stipulates the duties of the Corporate Secretary to ensure effective communication between the organs of the Company, between the Company and the Financial Services Authority and the Capital Market Authority, and with Shareholders and other stakeholders. The Corporate Secretary shall also ensure the Company's compliance with the applicable laws and regulations including capital market regulations. The Corporate Secretary is appointed by and directly responsible to the President Director.
Pengangkatan dan Pemberhentian Sekretaris Perusahaan menjelaskan ketentuan pengangkatan dan pemberhentian Sekretaris Perusahaan dan posisi Sekretaris Perusahaan yang dapat dirangkap sementara oleh seorang Direktur atau seseorang yang ditunjuk Direksi apabila terjadi kekosongan jabatan dan keterbukaan informasi melalui website Perusahaan atas penunjukan dan pemberhentian Sekretaris Perusahaan serta pelaporannya kepada BEI dan OJK.		The Corporate Secretary’s Appointment and Dismissal section stipulates the terms of appointment and dismissal of the Corporate Secretary and the position of the Corporate Secretary that may be temporarily held concurrently by a Director or a person appointed by the Board of Directors in the event of its vacancy, and disclosure of information through the Company's website on the appointment and dismissal of the Corporate Secretary and its reporting to IDX and OJK.
Persyaratan Kualifikasi menjelaskan terkait syarat perilaku, integritas, pengalaman dan kompetensi sebagai Sekretaris Perusahaan. Sekretaris Perusahaan harus memiliki pengetahuan terkait aspek hukum dan peraturan perundang-undangan, tata kelola perusahaan yang baik, mengerti hal-hal terkait keuangan dan usaha Perseroan serta kewajiban untuk mematuhi kode etik yang telah ditetapkan oleh Perseroan dan kesedian untuk meningkatkan kompetensi dalam menunjang fungsi, tugas dan tanggungjawabnya.		Qualifications section stipulates the terms of conduct, integrity, experience and competence of the Corporate Secretary. The Corporate Secretary must have knowledge on legal and regulatory aspects, good corporate governance aspect, understand the financial and business matters of the Company, as well as the obligation to comply with the code of ethics set by the Company and the willingness to enhance their competence in supporting the functions, tasks, and responsibilities.
Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Perusahaan menjelaskan tugas dan tanggungjawab Sekretaris Perusahan dalam memastikan komunikasi korporat secara efektif kepada seluruh pemangku kepentingan dan menjamin ketersediaan informasi yang dapat diakses oleh pemangku kepentingan, mengkoordinasikan kegiatan hubungan investor, memastikan kepatuhan Perseroan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dan melaksanakan tugas administrasi serta menjaga kerahasiaan dokumen, data dan informasi Perseroan dengan senantiasa mempertimbangkan risiko reputasi.		The Corporate Secretary’s Duties and Responsibilities section stipulates the duties and responsibilities of the Corporate Secretary to ensure effective corporate communications with all stakeholders and ensure the availability of information accessible to stakeholders, coordinate investor relations activities, ensure the Company's compliance with applicable laws and regulations, and conduct administrative duties as well as maintain the confidentiality of documents, data and information of the Company, by always taking reputation risk into consideration.
Kewenangan Sekretaris Perusahaan menjelaskan pelaporan yang harus dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan kepada OJK, BEI dan otoritas terkait guna mematuhi peraturan perundang-undangan dan wewenang Sekretaris Perusahaan untuk menyampaikan laporan rutin berkala dalam bentuk elektronik yang harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari Direksi untuk laporan insidentil. Wewenang Sekretaris Perusahaan termasuk dalam mengakses dokumen, data, dan informasi mengenai Perseroan termasuk namun tidak terbatas kepada seluruh unit kerja dengan catatan tetap memperhatikan kepentingan menjaga rahasia perusahaan dan dalam pengawasan Direksi terkait mengenai kebebasan akses tersebut.		The Corporate Secretary’s Authority section stipulates the reporting to be done by the Corporate Secretary to the OJK, the IDX, and the relevant authorities to comply with the laws and regulations, and the authority of the Corporate Secretary to submit periodic reports in electronic form prior to obtaining approval from the Board of Directors for incidental reports. The authority of the Corporate Secretary includes to access documents, data and information concerning the Company, including but not limited to all work units, keeping in mind the interests of keeping the Company’s secrets safe, under the supervision of the Board of Directors regarding freedom of access.
Risiko Reputasi menjelaskan kewajiban Sekretaris Perusahaan untuk melakukan aktivitas terhadap pengelolaan risiko terkait reputasi perusahaan yang mungkin muncul antara lain dari tidak sensitifnya Perseroan dalam menanggapi masukan dari pemangku kepentingan atau komplain pelanggan atau rendahnya kualitas produk dan jasa, atau terlambatnya tangggapan atas pertanyaan publik atau atas ketidaktepatan penanganan media, dsb.		Reputation Risk describes the obligation of the Corporate Secretary to engage in activities related to risk management related to the reputation of the Company which may arise, among others, from the Company's insensitivity in responding to stakeholder input or customer complaints or poor quality of products and services, or delay in response to public inquiries or to improper handling media, etc.
Kebijakan Komunikasi menjelaskan kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan antara lain Komunikasi Eksternal, Komunikasi dengan Investor/Pemegang Saham, Media, dan Pemangku Kepentingan Lainnya serta Komunikasi Internal. Komunikasi Eksternal salah satunya dengan melakukan keterbukaan informasi yang perlu disampaikan kepada Self Regulatory Organization (SRO) dan publik sebagai bentuk kepatuhan Perseroan terhadap peraturan perundang-undangan, OJK dan BEI yang berlaku. Komunikasi dengan Investor/Pemegang Saham salah satunya dengan melakukan penyebaran informasi kepada publik yang dilakukan sesuai peraturan perundangan yang diterbitkan oleh OJK dan BEI dan menjalin relasi dengan fungsi terkait guna secepatnya menanggapi pertanyaan penting, kritik atau saran dari publik terhadap Perseroan. Komunikasi Internal salah satunya dilakukan dengan melakukan komunikasi kepada semua organ Perseroan yang relevan mengenai target strategis dan program terkait tata kelola perusahaan yang baik termasuk dengan karyawan.		The Communications Policy regulates the communication activities undertaken by the Corporate Secretary including External Communications, Communication with Investors/Shareholders, Media, and Other Stakeholders and Internal Communications. External Communication is performed among others by disclosing the information that needs to be submitted to Self Regulatory Organizations (SRO) and the public as a form of Company's compliance with the prevailing laws, and the OJK and BEI regulations. Communication with Investors/Shareholders is performed among others by disseminating information to the public according to the regulations issued by OJK and BEI, and establishing relations with related functions in order to promptly respond to important questions, criticisms or suggestions from the public to the Company. Internal Communication is performed among others by communicating to all relevant organs of the Company about strategic targets and programs related to good corporate governance, including with employees.
Pengelolaan Rapat Para Pemegang Saham menjelaskan Sekretaris Perusahaan untuk memastikan semua persyaratan dan peraturan tentang rapat para pemegang saham dan membuat persiapan untuk rapat para pemegang saham, mengkoordinasikan pelaksanaannya dan melapor kepada otoritas terkait dengan persetujuan Direksi. Sekretaris Perusahaan juga memastikan agar laporan rapat para pemegang saham harus mematuhi segala peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.		The Management of Meetings of Shareholders section stipulates the obligation of the Corporate Secretary to ascertain all the requirements and regulations concerning the shareholders' meetings and make preparations for the meeting of shareholders, to coordinate their implementation and to report to the relevant authorities with the approval of the Board of Directors. The Corporate Secretary also ensures that the meeting of shareholders' statements must comply with all applicable laws and regulations.
Pengelolaan Rapat Dewan menjelaskan tugas Sekretaris Perusahaan untuk merencanakan dan mengkoordinasikan jadwal rapat Direksi dan Dewan Komisaris, memastikan bahwa agenda rapat Direksi dan Dewan Komisaris dirancang sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka masing-masing.		The Management of Board Meetings section stipulates the obligation of the Corporate Secretary to plan and coordinate the meetings of the Board of Directors and Board of Commissioners, ensure that the agendas of the Board of Directors and Board of Commissioners meetings are designed in accordance with their respective roles and responsibilities.
Administrasi Saham dan Dokumen Korporasi menjelaskan Sekretaris Perusahaan agar senantiasa memelihara dan memutakhirkan daftar pencatatan saham pemegang saham dan mengkomunikasikan setiap perubahan kepada Dewan Komisaris dan melapor kepada otoritas terkait mengenai kepemilikan saham anggota dewan sesuai peraturan yang berlaku. Sekretaris Perusahaan juga wajib mengelola secara baik risalah rapat dan dokumen korporasi (selain dari ijin operasional) termasuk dokumen korporasi dari anak perusahaan, aktual dan dapat ditelusuri bilamana diperlukan dan tersedia bagi fungsi yang membutuhkan untuk mengaksesnya di portal internal perusahaan.		The Corporate Stock and Document Administration section stipulates the obligation of the Corporate Secretary to maintain and update the list of shareholders and communicate any changes to the Board of Commissioners and report to the relevant authorities regarding the ownership of the shares owned by the members of the Boards in accordance with the prevailing regulations. The Corporate Secretary is also required to properly manage the minutes of meetings and ensure that documents (other than operational licenses) including the documents of the subsidiaries, be actual and searchable wherever necessary and available for the functions that need to access them on the Company's internal portal.
Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Perusahaan menjelaskan kewajiban Sekretaris Perusahaan untuk membuat laporan berkala paling kurang setahun sekali atas pelaksanaan peran dan tanggung jawab Sekretaris Perusahaan kepada Direksi dan juga kepada Dewan Komisaris. Sekretaris Perusahaan harus mampu menjelaskan secara singkat mengenai pelaksanaan peran dan tanggung jawabnya dan informasi mengenai pelatihan yang telah dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan dalam Laporan Tahunan Perusahaan. Sekretaris Perusahaan juga harus melaksanakan evaluasi kinerja tahunan berdasarkan proses evaluasi sendiri untuk mendapatkan persetujuan Direksi yang mencakup kepatuhan terhadap Peraturan Korporasi dan Pasar Modal serta Tata Kelola yang baik.		The Corporate Secretary Report section stipulates the obligation of the Corporate Secretary to produce periodic reports at least annually on the execution of the roles and responsibilities of the Corporate Secretary, to be submitted to the Board of Directors and to the Board of Commissioners. The Corporate Secretary should be able to briefly explain the implementation of their roles and responsibilities and information on the training that has been undertaken by the Corporate Secretary in the Company's Annual Report. The Corporate Secretary shall also undertake an annual performance evaluation based on its own evaluation process to obtain the Board of Directors' approval, which includes compliance with the Company’s and capital market regulations, and good corporate governance.
Anggaran menjelaskan Sekretaris Perusahaan untuk menyusun dan mengusulkan rencana kerja dan anggaran kepada Direksi untuk dipertimbangkan. Sekretaris Perusahaan juga membantu Dewan Komisaris dan Direksi dalam membuat dan mengelola pengeluaran rutin dan belanja modal sebagai bagian dari anggaran perusahaan yang harus mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris.		The Budget section stipulates the obligation of the Corporate Secretary to create and propose work plans and budgets to the Board of Directors for consideration. The Corporate Secretary also assists the Board of Commissioners and the Board of Directors in creating and managing routine expenditures and capital expenditures as part of the Company’s budget that must be approved by the Board of Commissioners.